வேர்ட் தெரிந்ததும் தெரியாததும்

எம்.எஸ். ஆபீஸ் வேர்ட் தொகுப்பினைக் கம்ப்யூட்டர் பயன்படுத்துபவர்கள் அனைவரும், அதன் பல்வேறு சுருக்க வழிகளைப் பயன்படுத்தி விரைவாகப் பணிகளை முடிக்கின்றனர். ஆனால் இத்தொகுப்பு வழங்கும் பல வழிகள் இதில் பல ஆண்டுகள் அனுபவம் உள்ளவர்களுக்கும் தெரியாததாகவே உள்ளது. சிலர் இது போன்ற புதிரான வழிகளைத் தெரிந்து வைத்திருப்பார்கள். ஆனால் எல்லாருக்கும் தெரிந்த சில வழிகள் குறித்து அறியாமல் அல்லது தெரிந்தும் அடிக்கடி பயன்படுத்தாமல் இருப்பார்கள். அவற்றில் சில வழிகள் குறித்து இங்கு காணலாம்.

1. பைண்ட் அண்ட் ரீபிளேஸ்: Find and Replace

என்பது வேர்ட் தொகுப்பில் சில சொற்களை மொத்தமாக எடிட் செய்வது மட்டுமின்றி, ஒரு டாகுமெண்ட்டில் இவற்றின் பயன்பாடு குறித்து அறிந்து கொள்வதற்கும் உதவுகிறது. சொற்கள் மட்டுமின்றி பார்மட்டிங், ஸ்பெஷல் கேரக்டர்கள், ஏன் காலியான ஸ்பேஸ் அடையாளங்கள் ஆகியவற்றை எடிட் செய்திடவும் உதவுகிறது. இந்த Find and Replace டயலாக் பாக்ஸ் வேண்டுமென்றால் மெனு செல்லாமல் கீ போர்டிலேயே அதற்கான ஷார்ட் கட் உள்ளது. Ctrl+H A�x F5+Alt+P அழுத்துங்கள்.

ஸ்பேஸ் கேரக்டரை இதில் எப்படி எடிட் செய்திட முடியும் என்று எண்ணுகிறீர்களா? அதற்கான சந்தர்ப்பம் எப்போது உருவாகும் என்ற கேள்வி எழுகிறதா? சில வேளைகளில் இதனையும் எடிட் செய்திட வேண்டியதிருக்கும். எடுத்துக் காட்டாக ஒருவர் ஒரு வாக்கியம் முற்றுப் பெற்றவுடன் அடுத்த வாக்கியம் முன் இரு ஸ்பேஸ் விட்டு தொடங்குவார். இது பழைய காலத்தில் டைப் ரைட்டர் வகை பார்மட்டிங். இப்போது ஒரு சிலர் இந்த பார்மட் வழியைக் கடைப்பிடித்தாலும் பலர் ஒரு ஸ்பேஸ் விட்டால் போதும் என்று எண்ணுகிறார்கள். அவர்கள் இந்த Find and Replace விண்டோ மூலம் Find What கட்டத்தில் இரு ஸ்பேஸ் இடைவெளியினை முதலில் ஏற்படுத்தி பின் Replace With கட்டத்தில் ஒரு ஸ்பேஸ் இடைவெளியை ஏற்படுத்தி அமைக்கலாம்.

தேவையற்ற பாரா இடைவெளிகள், டேப் இடைவெளிகள், நீங்களாக அமைத்த லைன் இடைவெளிகள் ஆகிய ஸ்பெஷல் கேரக்டர்களை எப்படி நீக்குவது? Find and Replace டயலாக் பாக்ஸில் More என்பதில் கிளிக் செய்திடுங்கள். இந்த கட்டம் விரியும் போது Special என்பதில் கிளிக் செய்யவும். இங்கு எந்த ஸ்பெஷல் கேரக்டர் எடிட் செய்யப்பட வேண்டுமோ அதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது இந்த கேரக்டர் இருக்கும் இடத்தில் வேறு எதனையும் அமைக்கப் போவதில்லை. எனவே Replace With என்பதைக் கிளிக் செய்து அங்கு Delete என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். அதன் பின் Find Next என்பதில் கிளிக் செய்து அடுத்த எடிட்டிங் வேலையைத் தொடரலாம். இப்படி ஒவ்வொன்றாகத் தேர்ந்தெடுத்து எடிட் செய்து தேவையற்ற ஸ்பெஷல் கேரக்டர்களை நீக்கலாம்.

2.பாரா இடைவெளி அமைத்தல்: வேர்ட் டாகுமெண்ட்டில் பாரா மார்க்கர்களை அமைக்க ஸ்பேஸ் பார் அல்லது டேப் கீயினை அழுத்தி அமைக்கிறீர்களா? தேவையே இல்லை. வேர்டில் கிடைக்கும் ரூலர் இந்த வசதிகளை அளிக்கிறது. (உங்கள் வேர்ட் டாகுமெண்ட்டில் ரூலர் தெரியவில்லையா? வியூ சென்று ரூலர் என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அப்போதும் தெரியவில்லையா? உங்கள் வேர்ட் டாகுமெண்ட் வியூ மெனுவில் பிரிண்ட் லே அவுட்டினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது மேலாகவும் இடது பக்கமும் ரூலர்கள் காட்டப்படும். ரூலரின் இடது பக்க ஓரத்தில் இரண்டு முக்கோணங்கள் ஒரு சிறிய கட்டத்தின் மீது அமைக்கப்பட்டிருப்பதனைக் காணலாம். இவை மூன்று சிறிய தனி ஐகான்களாகும். இவற்றைப் பயன்படுத்தி பாரா இடைவெளியை அமைக்கலாம். மேலே உள்ள சிறிய முக்கோணம் ஒவ்வொரு பாராவின் முதல் வரிக்கான இடைவெளியை அமைக்கிறது. கீழே உள்ள முக்கோணம் பாராவில் உள்ள மற்ற வரிகள் ஒவ்வொன்றிற்கும் தனி இடைவெளியை அமைக்க உதவுகிறது. கீழே இருக்கும் சிறிய பாக்ஸ் பாரா முழுவதையும் எப்படி அமைக்க வேண்டும் என்பதில் உதவுகிறது. அதே நேரத்தில் ஏற்கனவே அமைக்கப்பட்ட முதல் வரி இடைவெளி மற்றும் பிற வரிகளின் அமைக்கப்பட்ட இடைவெளியினை அப்படியே வைத்துக் கொள்கிறது. இதே ரூலரின் வலது மேல் ஓரத்தில் ஒரே ஒரு முக்கோணம் இருப்பதனைக் காணலாம். இது வலது பக்கம் இன்டென்ட் அமைக்க உதவுகிறது.

3.ஆட்டோ கரெக்ட்: பொதுவான சிறிய டெக்ஸ்ட்டை வேர்ட் டாகுமெண்ட்டில் இணைக்கும் வசதியே ஆட்டோ கரெக்ட். இதன் அடிப்படை வேலை ஆங்கிலச் சொற்களில் ஏற்படும் எழுத்துப் பிழைகளைத் திருத்தி அமைப்பதுதான். எடுத்துக் காட்டாக 'and' பதிலாக 'adn' என டைப் செய்தால் அது 'and' எனத் திருத்தப்படும். இப்படியே பல சொற்கள் ஏற்கனவே ஆட்டோ கரெக்ட் பட்டியலில் அமைக்கப்பட்டு இருக்கும். ஆனால் இதனைப் பயன்படுத்தி சிறிய டெக்ஸ்ட்களையும் ஓரிரு கீ அழுத்தலில் அமைக்கும்படி செட் செய்திடலாம்.

AutoText க்குப் பதிலாக Auto Correct பயன்படுத்தினால் என்டர் அல்லது எப்3 அழுத்தத் தேவையில்லை. வேர்ட் தொகுப்பு சொற்பிழையினைத் தானாகத் திருத்தும். மேலும் நீங்களாக ஒரு டெக்ஸ்ட்டை அமைத்து இயக்க இரண்டு கீகளை அழுத்தினால் போதும். எடுத்துக் காட்டாக உங்கள் இமெயில் முகவரியினை வேர்ட் டாகுமெண்ட்களில் நீங்கள் அடிக்கடி பயன்படுத்துபவராக இருந்தால் அதனை செட் செய்திடலாம். இதற்கு Tools, AutoCorrect Options (or Tools, AutoCorrect உங்களின் வேர்ட் பதிப்பைப் பொறுத்து) எனச் செல்லவும். இங்கு ஆட்டோ கரெக்ட் டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இதில் Replace text
–இல் zz என அமைக்கவும். பின் With பீல்டில் உங்களுடைய இமெயில் முகவரியினை அமைக்கவும். அதன் பின் Add என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இனி எப்போது zz டைப் செய்து ஸ்பேஸ் பார் அழுத்தினாலும் உடனே உங்கள் இமெயில் முகவரி தானாக அமைக்கப்படும். இதில் என்ன வசதி என்றால் ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் என்றால் உங்களுக்கு எச்சரிக்கை தரப்பட்டு இணைக்கவா என்று கேட்கப்படும். அந்த இடைச்செருகல் இங்கே இருக்காது.

4. ஆட்டோ டெக்ஸ்ட்: வேர்ட் தொகுப்பில் பொதுவான சில சொற்றொடர்களை (நாள், தேதி போன்றவை) டைப் செய்திட முயற்சிக்கையில் சிறிய மஞ்சள் கட்டத்தில் முழுமையாக அந்த டெக்ஸ்ட் காட்டப்படும். உடனே என்டர் அல்லது எப்3 தட்டினால் அந்த டெக்ஸ்ட் அமைக்கப்படும். இதனைத்தான் ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் என அழைக்கிறோம். வேர்ட் தொகுப்புடனே வரும் டெக்ஸ்ட் என்ட்ரிகளுடன் நாமாகவும் நமக்குத் தேவையானதை அமைக்கலாம். அமைக்க வேண்டிய டெக்ஸ்ட்டை முதலில் வேர்ட் டாகுமெண்ட் பைலில் டைப் செய்திடவும். இது பாரா மார்க்கர்கள் அடங்கிய ஒரு முழு பாராவாகக் கூட இருக்கலாம். இதில் ஸ்பெஷல் கேரக்டர்கள் கூட இருக்கலாம். தினந்தோறும் கடிதங்களை குறிப்பிட்டவர்களுக்கு அனுப்புபவர்கள் அவர்களின் முகவரிகளை டைப் செய்து ஆட்டோ டெக்ஸ்ட்டில் போட்டு வைக்கலாம். இங்கு எடுத்துக் காட்டாக அதனையே காணலாம். ஒருவரின் முகவரியை டைப் செய்து பின் அதனை செலக்ட் செய்து கொள்ளவும். அதன் பின் இன்ஸெர்ட் மெனு சென்று அங்கே ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இதில் கிடைக்கும் மெனுவில் நியூ என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். உடனே நீங்கள் அமைக்க இருக்கும் ஆட்டோ டெக்ஸ்ட்டுக்கு வேர்ட் தொகுப்பு ஒரு பெயரைத் தரும். அல்லது நீங்கள் புரிந்து கொள்ளும் வகையில் ஒரு பெயரை குறைந்தது ஐந்து கேரக்டர்கள் வரும் வகையில் அமைக்க வேண்டும். பின் ஓகே கிளிக் செய்துவிட்டால் எந்த பெயரை நீங்கள் அமைத்தீர்களோ அதனை டைப் செய்திடத் தொடங்குகையில் நான்கு கேரக்டர்கள் வந்தவுடன் அதனுடன் ஆட்டோ டெக்ஸ்ட் என்ட்ரி ஒத்துப் போனால் வேர்ட் ஒரு சிறிய கட்டத்தில் டெக்ஸ்ட்டை காட்டும். அது வேண்டும் என்றால் உடனே எப்3 அல்லது என்டர் பட்டனைத் தட்ட வேண்டும். நீங்கள் அமைத்தது மற்றும் அதற்கெனக் கொடுத்த பெயர் மறந்து போய்விட்டால் Insert, AutoText, AutoText எனச் சென்று அங்கு கிடைக்கும் பட்டியலில் சுருக்குப் பெயர்களையும் அதற்கான டெக்ஸ்ட்களையும் காணலாம். இந்த பட்டியல் மூலம் தேவையற்ற என்ட்ரிகளை நீக்கலாம். ஏற்கனவே அமைத்த டெக்ஸ்ட்களை எடிட் செய்திடலாம்.

5.பைல் மெனுவில் ஒன்பது பைல்: வேர்ட் தொகுப்பில் ஏற்கனவே பயன்படுத்திய பைல்கள் File மெனுவினைக் கிளிக் செய்தவுடன் கிடைக்கும். அடிப்படையில் இதில் நான்கு பைல்கள் காட்டப்படும். நீங்கள் திறந்து பயன்படுத்த விரும்பும் பைல் எந்த எண்ணில் பட்டியலிடப்பட்டுள்ளது என்று பார்த்து அந்த எண்ணை அழுத்தினாலே அந்த பைல் திறக்கப்படும். மவுஸ் கர்சரை எடுத்துச் சென்று கிளிக் செய்திடத் தேவையில்லை. இதில் நான்கு பைல் என்பதனை ஒன்பது பைல் வரை காட்டும்படி செட் செய்திடலாம். இதற்கு Tools மெனுவில் Options செலக்ட் செய்து கிடைக்கும் விண்டோவில் General டேப்பினைத் தட்ட வேண்டும். அதில் Recently Used File list என்று காட்டப்பட்டு ஒரு வரி இருக்கும். அதன் முன்னால் உள்ள கட்டத்தில் டிக் செய்து பின் அதன் அருகே எண்ணை அமைக்க உள்ள கட்டத்தின் மேல், கீழ் அம்புக் குறிகளைப் பயன்படுத்தியோ அல்லது எண்ணை டைப் செய்தோ நீங்கள் விரும்பும் எண்ணிக்கையில் திறந்து பயன்படுத்திய பைல்களின் எண்ணிக்கையை செட் செய்திடலாம். இது வேர்டுக்கு மட்டுமின்றி அனைத்து எம்.எஸ். ஆபீஸ் தொகுப்புகளுக்கும் பொருந்தும்.

6. டேபிள் ஸ்டைல்: வேர்டில் உருவாக்கப்படும் டாகுமெண்ட்டில் டேபிள் உருவாக்குகையில் அதன் ஆட்டோமேடிக் டேபிள் இரண்டு வரிசையில் ஐந்து நெட்டு வரிசையுடன் தரப்படும். இவற்றின் எண்ணிக்கையைக் கூட்டியோ குறைத்தோ அமைத்தாலும் கிடைக்கும் டேபிளின் தோற்றம் வெறும் கட்டமாக இருக்கும். இதனை அழகான ஸ்டைலில் மாற்ற வேர்ட் தொகுப்பு 45 வகையான ஸ்டைலைத் தருகிறது. ஒரு டேபிளின் ஸ்டைலை மாற்ற வேண்டும் என்றால் அதனுள் கர்சரை அமைத்து Table

மெனுவில் கிளிக் செய்து Table AutoFormat தேர்ந்தெடுக்கவும். உடன் Table AutoFormat டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இதில் 45 ஸ்டைலுக்கான பெரிய லிஸ்ட் கிடைக்கும். இதில் ஒவ்வொன்றின் மீது கர்சரைக் கொண்டு சென்றால் அதன் தோற்ற மாதிரி காட்டப்படும். பிடித்திருந்தால் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறலாம். ஸ்டைல் மாடல் பிடித்திருந்து அதிலும் சில மாற்றங்கள் செய்திட வேண்டும் என எண்னினால் modify என்பதில் கிளிக் செய்தால் எழுத்து வகை மற்றும் பார்மட்டிங் மாற்றிட விண்டோ கிடைக்கும். தேவையான மாற்றங்களுடன் புதிய ஸ்டைல் உருவாக்கி வைக்கலாம். பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறினால் சாதாரணமாகத் தோற்றமளித்த டேபிள் படு ஸ்டைலாகக் காட்சி அளிக்கும்.

7. பாண்ட் கேஸ் மாற்ற: ஒரு சொல்லின் எழுத்துக்கள் பெரிய எழுத்து, சிறிய எழுத்து, முதல் எழுத்து மட்டும் பெரியதாக என வேர்டில் மாற்றலாம். மாற்ற வேண்டிய சொல்லைத் தேர்ந்தெடுத்து ஷிப்ட்+எப்3 அழுத்தினால் இந்த மாற்றங்கள் அடுத்தடுத்து வரும். தேவையானது வந்தவுடன் கீகளிலிருந்து விரல்களை எடுத்துவிடலாம்.

8. வேகமாக பார்மட் செய்திட: வேர்ட் டாகுமெண்ட்டில் ஏதேனும் ஒரு சொல்லினை பார்மட் செய்திட (போல்ட், இடாலிக், அடிக்கோடு) அதனைத் தேர்ந்தெடுத்துப் பின் மெனு பாரில் உள்ள சார்ந்த ஐகானைக் கிளிக் செய்கிறோம். இந்த சிரமம் தேவையில்லை. எந்த சொல்லை பார்மட் செய்திட வேண்டுமோ அதில் கர்சரைக் கொண்டு சென்று நிறுத்திவிட்டு ப் பின் தேவையான ஐகானைக் கிளிக் செய்தால் போதும். இதனால் ஷிப்ட் அழுத்தி கர்சரை நகர்த்தி சொல்லைத் தேர்ந்தெடுக்கும் வேலையும் நேரமும் மிச்சமாகிறது.

9. டெக்ஸ்ட் தேர்ந்தெடுக்க இன்னொரு வழி: டாகுமெண்ட்டில் சில நேரங்களில் வரிகள் ஓரமாக ஏதேனும் தேவைப்படாத குறீயீடுகள் அமைந்திருக்கும். அல்லது டாகுமெண்ட்டில் நீளவாக்கில் தேவையற்ற டேட்டாக்கள் அமைக்கப்பட்டிருக்கும். இதனை நீக்க இவற்றை ஒவ்வொன்றாகச் சென்று டெலீட் பட்டனை அழுத்த வேண்டியதில்லை. ஆல்ட் கீயை அழுத்தியவாறு நெட்டு வாக்கில் இந்த கேரக்டர்களைத் தேர்ந்தெடுத்து பின் வழக்கமாக தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட டெக்ஸ்ட்டில் என்ன என்ன செய்கிறோமோ அனைத்தையும் மேற்கொள்ளலாம்.

10. ஆட்டோ சேவ்: ஒரு சிலர் கம்ப்யூட்டரில் என்ன செய்தாலும் அடிக்கடி கண்ட்ரோல் +எஸ் அழுத்தி பைலை சேவ் செய்து கொண்டிருப்பார்கள். சிலர் முற்றிலும் மறந்துவிடுவார்கள். இடையே ஏதேனும் காரணத்தினால் கம்ப்யூட்டர் கிராஷ் ஆனால் செய்த வேலை எல்லாம் போய்விடும். இது போன்றவர்களுக்காகவே வேர்ட் சில தானியங்கி வசதிகளைக் கொண்டுள்ளது. வேர்ட் தானாகவே நீங்கள் தயார் செய்து கொண்டிருக்கும் டாகுமெண்ட்டை நீங்கள் செட் செய்திடும் கால அளவில் சேவ் செய்திடும். இதற்கு Tools>Options சென்று பின் கிடைக்கும் விண்டோவில் Save டேப் கிளிக் செய்திடவும். இதில் Save Auto recover info every என்று இருக்கும் இடத்தில் நீங்கள் விரும்பும் கால அளவை நிமிடங்களில் செட் செய்திடலாம். இதனால் கம்ப்யூட்டர் கிராஷ் ஆனாலும் பைல் மீட்கப்பட்டு கிடைக்கும்.

தொகுப்பு --
kulam